Privacy statement

Als je bij Alliander solliciteert, vragen we je om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken. Zo kan Alliander je geschiktheid voor een vacante functie of stage beoordelen. Alliander hecht veel waarde aan de privacy van haar sollicitanten. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de – Uitvoeringswet- Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit Privacy statement is bedoeld om sollicitanten te informeren over de wijze waarop Alliander de persoonsgegevens van hen verwerkt met het oog op wervings- en selectieactiviteiten. 

Introductie

Alliander is een netwerkbedrijf met ondertussen al ruim 100 jaar ervaring. Dagelijks beheren en leggen we kabels en leidingen aan, die stroom en gas leveren aan miljoenen Nederlandse woningen en bedrijven in de provincies Gelderland, Flevoland, Friesland, Noord-Holland en Zuid-Holland.

Alliander vindt de privacy van haar sollicitanten belangrijk. Persoonsgegevens verwerken wij op een eerlijke en wettige manier. Dit betekent dat Alliander persoonsgegevens verzamelt en verwerkt conform de eisen uit de van toepassing zijnde privacywet- en regelgeving.

Wat betekenen de termen in deze statement?

In dit Privacy statement worden de termen ‘persoonsgegevens’ en ‘verwerken’ vaak gebruikt. Omdat het voor iedereen duidelijk moet zijn wat de termen inhouden, volgen hieronder de definities:

  • Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon
  • Verwerken:  het verzamelen, registreren, bewaren, organiseren, overdragen, aanpassen, wijzigen, opzoeken, raadplegen, gebruiken, beperken, bekendmaken door middel van verzending, verspreiding, of op andere wijze vergelijken, blokkeren, vernietigen en wissen van persoonsgegevens.

Hoe verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Alliander verzamelt jouw persoonsgegevens rechtstreeks bij jou of door middel van formulieren en/of aangehechte CV’s via werkenbijalliander.com. Ook verzamelen we jouw gegevens tijdens persoonlijke contactmomenten, telefoongesprekken en/of e-mail. Daarnaast ontvangen we jouw persoonsgegevens via werving- en selectiebureaus.

Alliander verzamelt en verwerkt geen gevoelige informatie over sollicitanten, bijvoorbeeld gegevens die je ras of etnische achtergrond, politieke, godsdienstige, of filosofische overtuiging, eventueel lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksleven onthullen. Mocht het toch gebeuren dat Alliander gevoelige informatie over je verzamelt, dan vragen we jou hiervoor uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming.

Doeleinden van gegevensverwerkingen

Persoonsgegevens die Alliander van jou ontvangt gebruiken we voor een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces. Alliander verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende wervingsdoeleinden:

  1. Het beoordelen van jouw geschiktheid voor een bepaalde functie, positie, opdracht of stage (in het geval van een gerichte sollicitatie);
  2. Het vergelijken van jouw gegevens met de huidige vacatures of inhuuropdrachten bij Alliander (in het geval van open sollicitatie);
  3. Communiceren met jou over de werving- en selectieprocedure;
  4. Contact op nemen met jou om sollicitatiegesprekken in te plannen;
  5. Het doorgeven van informatie aan jou over andere mogelijke relevante vacatures;
  6. Indien onderdeel van de selectieprocedure: het uitvoeren assessment en screening.
  7. Alliander kan jouw persoonsgegevens  ook gebruiken voor het analyseren van de tevredenheid van de sollicitanten over het wervings- en selectieproces.

Rechtsgrond van de verwerking

Alliander verwerkt persoonsgegevens van jou als sollicitant op basis van één van de volgende rechtsgronden.

Gerechtvaardigd belang
Alliander registreert jouw sollicitatie. Indien jouw sollicitatie leidt tot een selectie, heeft  Alliander een gerechtvaardigd belang om alle nodige persoonsgegevens van jou te verzamelen. Alliander moet  immers beoordelen of je geschikt bent voor de betreffende functie. Welke persoonsgegevens wij verzamelen, lees je verderop in de paragraaf 'Categorieën van de gegevens’.

Overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
Tijdens een sollicitatieprocedure verzamelt Alliander persoonsgegevens met het oog op een te sluiten arbeidsovereenkomst, inhuurovereenkomst of een stageovereenkomst.

Toestemming
Het komt voor dat een ‘zakelijke behoefte’ bestaat voor het bewaren van jouw persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld als we jouw cv willen bewaren voor het geval er een geschikte vacature ontstaat. In deze gevallen vragen wij je om toestemming. Alliander bewaart je gegevens maximaal één jaar, na het beëindigen van de sollicitatieprocedure. Je kunt je toestemming altijd weer intrekken.

Categorieën van de gegevens

Voor de hierboven genoemde doeleinden verwerkt Alliander de volgende persoonsgegevens:

  • Standaard informatie met betrekking tot jouw identiteit (naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer);
  • Persoonlijke gegevens (geboorteplaats en –datum, nationaliteit, geslacht, hobby’s interesses);
  • Een foto van jou, voor zover je hier toestemming voor hebt gegeven. In deze situatie wordt opgemerkt dat, als je ongevraagd een foto verstrekt aan Alliander, wij er vanuit gaan dat wij jouw toestemming hebben om de betreffende foto te gebruiken voor wervingsdoeleinden;
  • Jouw professionele ervaringen;
  • Referenties;
  • Gevolgde opleidingen (diploma’s, certificaten, stages);
  • Talenkennis;
  • Eventuele andere persoonlijke gegevens die je deelt bij een sollicitatie;
  • Raadplegen social media platform, zoals bijvoorbeeld Linkedin en Facebook. De informatie die Alliander langs deze weg verkrijgt, bespreken we tijdens het sollicitatiegesprek met jou. Alliander maakt geen gebruik van beschikbare informatie over jou die duidelijk geen zakelijk karakter heeft en niet noodzakelijk of relevant is voor de vacant gestelde functie.
  • Alle andere (dan hierboven vermelde) persoonsgegevens die krachtens de wet verwerkt moeten worden.

Bewaartermijnen

Alliander bewaart je persoonsgegevens voor de duur van de wervings- en selectieprocedure. Indien de sollicitatie niet leidt tot een arbeidsrelatie verwijderen wij jouw persoonsgegevens uiterlijk binnen vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure uit onze database.

Mocht Alliander jouw persoonsgegevens langer willen bewaren, voor het geval een geschikte vacature ontstaat, dan vraagt Alliander wij hiervoor toestemming aan jou.

Toegang tot persoonsgegevens

Alliander bepaalt door middel van autorisaties en gebruikersprofielen welke medewerkers toegang hebben tot persoonsgegevens. Voor wervingsdoeleinden geldt dat bepaalde medewerkers binnen HR en de beoogde leidinggevenden toegang hebben tot jouw persoonsgegevens. Deze toegang is strikt gebaseerd op ‘need to know’ voor de doeleinden zoals hierboven omschreven. Daarnaast hebben de betreffende medewerkers zich te houden aan een geheimhoudingsbeding. Periodiek evalueert Alliander de autorisaties en gebruiksprofielen en actualiseert deze waar nodig.

Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Alliander kan bepaalde gegevens van jou verstrekken aan derde partijen die diensten aan Alliander leveren. Bijvoorbeeld aan een screening-, assessment- of een werving- en selectiebureau.

Uiteraard verstrekt Alliander deze gegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van het werving- en selectieproces. Voordat Alliander persoonsgegevens van jou verstrekt aan een derde partij, beoordeelt Alliander of deze derde partij voldoet aan de strenge beveiligingseisen. Hierover maakt Alliander afspraken in een verwerkersovereenkomst.

In bepaalde gevallen is Alliander zelfs verplicht om gegevens van jou aan derden te verstrekken, denk hierbij aan opsporingsautoriteiten.

Beveiliging van uw gegevens

Met het oog op de bescherming van persoonsgegevens treft Alliander passende technische en organisatorische maatregelen. Deze maatregelen zorgen ervoor dat de opgeslagen gegevens van jou worden beschermd tegen onjuist gebruik, wijziging, onwettige of abusievelijke vernietiging en/of verlies.

Het wervings- en selectieproces is zo ingericht dat Alliander jouw persoonsgegevens optimaal kan beschermen. De maatregelen sluiten aan bij de aard van de gegevens en wat er technisch mogelijk en haalbaar is. Deze beveiligingsmaatregelen staan onder toezicht van interne én externe onafhankelijke auditors.

Doorgifte buiten de Europese Unie

Alliander verwerkt jouw persoonsgegevens binnen de Europese Unie (EU). Laat Alliander verwerkers persoonsgegevens buiten de EU verwerken, dan vindt dit plaats volgens de regels die de EU daarvoor heeft vastgesteld. Als uitgangspunt geldt dat wij hierbij de EU Standard Contractual Clauses hanteren. Het niveau van privacybescherming is dan te vergelijken met de situatie bij gegevensverwerking binnen de EU.

Rechten van betrokkene

Sollicitanten hebben op grond van de AVG verschillende rechten om hun privacy te beschermen. Hieronder lees je welke rechten dat zijn:

  • Recht op inzage, verbetering/aanvulling of verwijdering van uw persoonsgegevens;
  • Recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Recht op bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Recht om toestemming in te trekken voor de verwerking waarvoor expliciet om toestemming is gevraagd (bijvoorbeeld het langer bewaren van je CV);  
  • Recht op overdraagbaarheid.

Het verzoek tot uitoefening van één of meer van de bovenstaande rechten kun je schriftelijk indienen bij: privacyofficer-hr@alliander.com.

Voor zover dit binnen de wettelijke kaders mogelijk is, werken wij mee aan je verzoek. Indien je van mening bent dat niet volledig wordt tegemoet gekomen aan je verzoek, dan kan je je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de AVG. Alliander valt onder het toezicht van de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je op hun website. Alliander probeert altijd om samen met jou tot een goede oplossing te komen.

Contact

Heb je vragen of een klacht over onze omgang met jouw persoonsgegevens, neem dan contact op met de Privacy & Security Officer HR: privacyofficer-hr@alliander.com

Wijzigingen privacy statement

Hoewel de hoofdlijnen onveranderd zullen blijven, kan Alliander, in lijn met de privacywetgeving, wijzigingen aanbrengen in dit privacy statement. Bekijk deze dus af en toe. Dan blijf je op de hoogte van ons privacy beleid.

Copyright juli 2018 Alliander N.V.