Senior Medewerker IT TMS | Haarlem

Senior Medewerker IT TMS | Haarlem

  • Vakgebied: IT Consultancy
  • Opleidingniveau: HBO
  • Locatie: Landelijk

Ben jij HET talent in het ontzorgen van managers?

Wat houdt de functie in?

De Senior Medewerker IT TMS is in staat het gehele werkpakket van het IT TMS zelfstandig uit te voeren. De Senior Medewerker IT TMS is allround en is specialist op meerdere gebieden. Hij / zij is steunpilaar en vraagbaak voor de medior medewerkers. De Senior Medewerker IT TMS is tevens in staat de Office Manager te vervangen in alle werkzaamheden. De Senior Medewerker rapporteert hiërarchisch en functioneel aan de Office Manager.
 
Resultaatgebieden
Inkomende correspondentie/verzoeken
Beoordeelt binnenkomende aanvragen en geeft prioriteiten aan. Begrijpt inhoudelijk wat de belangrijke thema’s zijn binnen het domein en de afdeling en kan dat zelfstandig vertalen naar prioritering en afhandeling van aanvragen.
 
Uitgaande correspondentie
Verzorgt zelfstandig uitgaande correspondentie, zoals memo’s, verslagen en e-mails, zodanig dat correspondentie tijdig en correct verzonden wordt.
 
Agendabeheer
Beheert agenda’s van meerdere domeinmanagers volgens onderling gemaakte werkafspraken, kijkt vooruit, plant afspraken en bevordert de naleving van afspraken, gericht op een efficiënte en doelmatige indeling van hun beschikbare tijd. Zorgt ervoor dat de vakantieplanning van managers en/of medewerkers op elkaar is afgestemd.
 
Vergaderingen
Bereidt vergaderingen voor  (als de officemanager afwezig is vanwege verlof of vakantie) van MT’s, stelt in onderling overleg agenda’s op, organiseert, faciliteert, notuleert en distribueert de vergaderstukken, op basis van het standaard format en deadlines, zodat de randvoorwaarden voor een goed lopende vergadering ingevuld zijn. Dit gebeurt op basis van uniforme werkwijze voor alle overleggen binnen IT. Bewaakt de actiepunten uit vergaderingen.
 
Documentbeheer
Beheert de Content Server en Intranetpagina van IT Management en het domein waar je voor werkzaam bent,(bij afwezigheid van de Officemanager) zodanig dat deze actueel, ordelijk en toegankelijk zijn.
 
Faciliteren
Draagt zorg voor de coördinatie van de huisvesting en andere facilitaire zaken, teneinde het management van de afdeling en de overige betrokken medewerkers in staat te stellen hun
werkzaamheden efficiënt en doelmatig uit te voeren. Draagt zorg voor het kostenbewust organiseren en reserveren van nationale en internationale reizen, op basis van eigen expertise, teneinde voor het MT en de overige medewerkers de reizen effectief te laten verlopen. Faciliteert klant-relatieactiviteiten zoals diners, seminars, evenementen en congressen.
 
In- en externe contacten
Verzorgt en organiseert in- en externe persoonlijke en telefonische contacten, waarbij tactvol en representatief moet worden opgetreden, conform aangegeven richtlijnen, zodanig dat het relatiebeheer optimaal verloopt
 
Procesverbetering 
Signaleert mogelijkheden om processen te verbeteren en is in staat oplossingen aan te dragen. Is tevens in staat de verbeteringen door te voeren en draagvlak binnen en buiten het team voor verbeteringen te bewerkstelligen.
 

Wat vragen we van je?


• HBO werk- en denkniveau (secretariële of vergelijkbare opleiding)
• Meer dan 5 jaar relevante werkervaring
• Heeft kennis van de verschillende domeinen binnen IT
 
Competenties
• Discretie en integriteit
• Analytisch en conceptueel denkvermogen
• Plannen en organiseren
• Overtuigen
• Samenwerken
• Accuratesse
• Prioriteren
• Proactief, zelfsturend
• Coachingsvaardigheden
 
 
 

Wat bieden wij je?

Een uitdagende en zeer afwisselende baan bij een organisatie die volop in ontwikkeling is. Uiteraard hoort hier een prima salaris bij in schaal 6 (max. € 3312). Verder ontvang je een set aan secundaire voorwaarden die je zelf kunt samenstellen. Denk bijvoorbeeld aan het aanschaffen van extra vrije dagen of mogelijkheden voor ouderschapsverlof. Ook zijn er ruime vergoedingen voor opleidingen & trainingen. Hierbij meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden.
 
 

Waar ga je werken?

Alliander is een groot Nederlands netwerkbedrijf, dat ervoor zorgt dat miljoenen klanten dagelijks stroom en gas hebben. Voor wonen, werken, vervoer en recreatie. We staan voor een energievoorziening die iedereen onder gelijke condities toegang geeft tot betrouwbare, betaalbare en duurzame energie. Nu en in de toekomst. Dat is waar wij iedere dag samen aan werken. We bieden onze professionals ruimte voor vernieuwende en slimme ideeën. Ruimte voor jouw energie.

Lees hier meer over Alliander als werkgever en onze bedrijfscultuur

Voor deze vacature ga je, samen met meer dan 700 professionals werken bij de afdeling IT. In het kader van de energietransitie voegen we een nieuwe dimensie op IT-gebied toe: de virtuele en fysieke wereld smelten samen. Alliander heeft in de toekomst als facilitator van de energietransitie een feilloos werkende energie- en informatie-infrastructuur nodig. Dit betekent dat business en IT steeds nauwer met elkaar moeten gaan samenwerken. De bedrijfsonderdelen van Alliander hebben behoefte aan een IT-partner die hun doelen begrijpt, uitdaagt en oplossingen adequaat realiseert.

Het team IT Management  Support (IT TMS) bestaat uit een 5-tal Management Assistenten en 1 Office Managers. Er wordt uniform gewerkt met standaard formats, waardoor de efficiency en flexibiliteit groter wordt. De IT-organisatie profiteert daarvan, omdat de ondersteuning sneller ingevuld kan worden en niet meer afhankelijk is van één persoon.
De domeinmanagers binnen IT hebben een vast aanspreekpunt binnen IT TMS voor agendabeheer en afdelings- overleggen. Organisatorische kennis van de domeinen is daarbij essentieel. Het  IT TMS team kent de doelstellingen van het domein, weet welke ontwikkelingen er spelen en op basis van deze informatie kan men in overleg met de domeinmanager prioriteren, assisteren en adviseren. Deze kennis wordt vervolgens gedeeld in het team, zodat ook de andere medewerkers de prioriteiten in de ondersteuningsbehoefte kunnen beoordelen en invulling kunnen geven.
In het team hebben alle medewerkers een primair aandachtsgebied (bijv. inhuur, content server, vluchten, hotelovernachtingen). In de praktijk zal op gelijk functieniveau iedereen elkaars werk moeten kunnen overnemen en wordt werk verdeeld op basis van prioriteit.

 

Contactinformatie

Standplaats: Haarlem

Voor meer informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Chantal Lopulalan, Corporate Recruiter via email chantal.lopulalan@alliander.com.

Wil je direct solliciteren, upload dan je curriculum vitae en een duidelijke motivatie via de ‘direct solliciteren’-button.

Screeningbeleid: Alliander screent alle sollicitanten. Afhankelijk van de functie bestaat de screening uit de volgende stappen: het nagaan van referenties, het toetsen van de authenticiteit van identiteitspapieren en diploma’s, een integriteitsonderzoek en het opvragen van een verklaring omtrent gedrag. Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.