Office Manager IT | Arnhem

Office Manager IT | Arnhem

  • Vakgebied: Support
  • Opleidingniveau: HBO
  • Locatie: Landelijk

Ben jij HET talent in het ontzorgen van managers?

Wat houdt de functie in?

Wat ga je bij ons doen?
Als Office Manager geef je functioneel en hiërarchisch leiding aan de medewerkers van het Team Management Support (TMS).
Je verzorgt de managementondersteuning van de CIO. Draagt zorg voor realisatie van vastgestelde team- en afdelingsdoelstellingen. Analyseert de administratieve, secretariële en organisatorische processen. daarnaast Initieer en voer je samen met het team verbeteringen door, rekening houdend met de algemene afdelingsdoelstellingen en van toepassing zijnde methoden en precedenten, teneinde bij te dragen aan de verbetering van de efficiency en de kwaliteit van de afdeling.

Zo ziet jouw werkdag eruit:

  • Aansturing Team Management Support (TMS)
Je zorgt voor een optimale bezetting van het team en stuurt individuele medewerkers aan op taakinhoud volgens een op te stellen teamplan, zodat de teamdoelstellingen worden gerealiseerd. Is eerste aanspreekpunt voor de IT Managers voor het werkpakket en kwaliteit van de dienstverlening. Kent de context en de belangen in de IT-organisatie, pakt de regie en stuurt aan om het werkpakket binnen TMS adequaat te realiseren. Helpt daarbij de medewerkers TMS om knelpunten binnen de domeinen te adresseren of op te lossen. Geeft op inspirerende, stimulerende en ondersteunende wijze richting en sturing aan medewerkers volgens het operationeel management principe, waarbinnen de medewerkers ruimte en vertrouwen krijgen om hun eigen verantwoordelijkheden te nemen, hun talenten te ontwikkelen, teneinde voorwaarden te scheppen voor het bereiken van gewenste resultaten.
  • Secretariaat MT-activiteiten
Je ondersteunt het management bij de procedurele afhandeling van zaken, behandelt en verwerkt zelfstandig vertrouwelijke stukken en concipieert vertrouwelijke documenten en notities conform interne richtlijnen om het management in staat te stellen tot een efficiënte en doelmatige uitvoering van hun werkzaamheden. Beoordeelt binnenkomende zaken van de IT Managers en geeft prioriteiten aan. Kan op basis van informatie en deelname aan overleggen bepalen wat de belangrijke thema’s zijn voor de IT Managers en binnen de domeinen en kan dit zelfstandig vertalen naar prioritering en afhandeling van aanvragen. 
  • Procesverbetering
Je analyseert secretariële processen en levert een bijdrage aan verbeteringen van administratieve processen, passend binnen de algemene doelstellingen van de afdeling, teneinde een bijdrage te leveren aan de efficiency en de kwaliteit van de afdeling. Is tevens in staat de verbeteringen door te voeren en draagvlak binnen en buiten het team voor verbeteringen te bewerkstelligen.
  • Facilitaire zaken
Je regelt conform interne richtlijnen zaken op het gebied van huisvesting en ICT en onderhandelt over en bewaakt de dienstverleningsovereenkomsten/service level agreements met de betreffende service providers teneinde een optimale dienstverlening aan de afdeling te waarborgen.
  • Archivering/administratie
Je verzorgt en beheert conform interne richtlijnen het vertrouwelijk archief, bepaalt de methode van de archivering van de afdeling teneinde te allen tijde over de juiste en volledige gegevens te kunnen beschikken.
  • Interne en externe contacten
Je bouwt actief contacten met relevante interne en externe partijen op teneinde op de hoogte te blijven van relevante ontwikkelingen op het gebied van office management en bij te dragen aan een efficiënte informatie-uitwisseling.
  • Vergaderingen
Je bereidt IT MT vergaderingen voor, verzamelt vergaderstukken, notuleert en zorgt voor verslaglegging en verzending van stukken, en heeft daarbij een anticiperende rol, teneinde efficiënt en doelmatig te vergaderen.
 

Wat vragen we van je?

Geïnteresseerd in deze baan van Officemanager? En herken jij jezelf in onderstaande zaken:

Opleidings- en ervaringsniveau
• Afgeronde MBO+ opleiding, HBO werk- en denkniveau (directiesecretaresse of vergelijkbare opleiding)
• Meer dan 8 jaar relevante werkervaring
• Kennis van de verschillende domeinen binnen IT

 Functiespecifieke kennis en kenmerken
• Discretie en integriteit
• Analytisch en conceptueel denkvermogen
• Plannen en organiseren
• Overtuigen
• Samenwerken
• Accuratesse
• Prioriteren
• Proactief, zelfsturend
• Leidinggevende capaciteiten
• Coaching vaardigheden
• Heeft goede kennis en begrip van alle domeinen binnen IT
 

Wat bieden wij je?

Je krijgt deze mooie arbeidsvoorwaarden

Zonder twijfel, een uitdagende en afwisselende baan. Uiteraard krijg je een goed salaris (schaal 7, (max. € 3643) op basis van 38 uur). Dit vullen we aan met een pakket secundaire arbeidsvoorwaarden die je (deels) zelf kunt samenstellen, passend bij jouw wensen, bijvoorbeeld:

  • extra vrije dagen;
  • jaarlijks vitaliteitsbudget, vrij te besteden aan sport, gezondheid etc.;
  • een groot aanbod aan bij- en nascholingen;
  • en vanzelfsprekend een bijdrage aan je pensioenvoorziening (2/3).
Meer weten over onze arbeidsvoorwaarden? Klik dan hier.

Waar ga je werken?

Bij wie kom je te werken?
Wij zijn Alliander, aangenaam! Alliander houdt zich onder andere bezig met het beheren en aanleggen van kabels en leidingen die dagelijks stroom en gas leveren aan 3 miljoen Nederlandse woningen en bedrijven in de regio’s Noord, Oost en West. Misschien zelfs wel bij jou in de buurt? Veel van onze collega’s zijn 24/7 bezig met het onderhouden van energienetten en het oplossen van storingen. Als Officemanager kom je te werken bij het Team Management Support, het IT bedrijfsonderdeel van Alliander.

Contactinformatie

Standplaats: Arnhem en de bereidheid om minimaal 1 keer per maand in Amsterdam of Haarlem te werken
Meer informatie nodig?


● over de selectieprocedure: Chantal Lopulalan, Corporate Recruiter, chantal.lopulalan@alliander.com

Screening en een assessment maken onderdeel uit van het sollicitatieproces.
Geen vragen meer, maar direct solliciteren? Upload dan snel je Curriculum Vitae en motivatiebrief via de 'solliciteren'-button hiernaast.